Köpformulär

Köpformulär är ett dokument eller digitalt formulär som används för att initiera ett köp av varor eller tjänster. Inom organisationer används det ofta som en intern begäran om inköp (inköpsrekvisition) som överförs till inköpsavdelningen, vilken i sin tur ofta utfärdar en inköpsorder till leverantören. För konsumenter kan ett köpformulär vara ett beställningsformulär på en webbplats där köparen anger artiklar, kvantitet och leveransinformation.

Vanliga fält i ett köpformulär inkluderar leverantör, artikelbeskrivning och artikelkod, kvantitet, enhet, pris, leveransdatum, leveransadress, faktureringsadress, avdelning eller kostnadsställe, referensnummer och godkännande. Formuläret kan också innehålla villkor som leveranssätt, betalningsvillkor och eventuella kampanjer eller rabatter.

Det finns olika varianter beroende på sammanhang. Interna köp används för att begära godkännande och resursplanering inom en organisation, medan externa beställningar skickas till leverantörer. I offentliga upphandlingar följer köpformuläret ofta särskilda regler och dokumentationskrav för spårbarhet och rättssäkerhet.

Processen brukar börja med att användaren fyller formuläret och, vid höga belopp eller enligt policy, får godkännande från behörig person. Därefter granskar inköpsavdelningen uppgifterna, eventuellt begär offert och utfärdar en inköpsorder (PO). När varor eller tjänster levereras registreras mottagandet och fakturan matchas mot PO innan betalning genomförs.

Digitalisering av köpformulär sker ofta genom integrering i ERP- eller inköpssystem, vilket ger spårbarhet, automatiserade godkännanden och bättre kostnadskontroll. Standardisering av fält och arbetsflöden underlättar uppföljning, revision och regelefterlevnad.