Kvalitetssystemet

Kvalitetssystemet är ett samordnat ramverk av processer och rutiner som en organisation använder för att planera, kontrollera och förbättra kvaliteten på produkter och tjänster. Syftet är att uppfylla kundkrav, följa tillämpliga regler och skapa långsiktigt kundvärde.

Ett kvalitetssystem innehåller policy, mål, processkartläggning, dokumentationsstruktur, rollfördelning, kompetensutveckling, kommunikation mellan avdelningar samt leverantörskontroll och riskhantering. Det stöder kontinuerlig förbättring genom att beskriva hur arbete planeras, utförs, granskas och förbättras.

Kärnelementen är planering (Plan), genomförande (Do), uppföljning (Check) och åtgärder (Act), ofta i cykler som kallas PDCA. Systemet omfattar även internrevisioner, ledningens genomgång och hantering av avvikelser med korrigerande och förebyggande åtgärder (CAPA). Dokumentationskontroll och spårbarhet är vanligt förekommande krav för att säkerställa tydlighet och ansvar.

Implementeringen varierar mellan organisationer och branscher, men många väljer internationella standarder som ISO 9001 som ger krav på ledarskap, kontext och riskbaserat tänkande. Ett väl implementerat kvalitetssystem bidrar till bättre processer, ökad kundnöjdhet, minskade risker och större konkurrenskraft. Framgång kräver engagemang från ledning, tydliga roller, samt regelbunden utvärdering och förbättring av systemet.