HRdokumentit

HRdokumentit ovat organisaation henkilöstöhallintoalueella tuotettuja ja ylläpidettäviä asiakirjoja, joiden tarkoituksena on tukea työsuhteeseen liittyviä prosesseja sekä noudattaa lainsäädäntöä. Ne kattavat sekä työntekijöiden yksittäiset tiedot että yleiset HR-prosessit.

Tyypillisiä HRdokumentteja ovat työsopimukset, työtehtäväkuvaukset, palkka- ja verotustiedostot, poissaolot ja työaika, suorituksen arvioinnit, koulutus- ja kehitystiedot, ohjeistukset ja henkilöstöpolitiikat, rekrytointimateriaalit sekä irtisanomis- ja lopputodistukset. Lisäksi mukaan voivat kuulua turvallisuus- ja hyvinvointiasiakirjat sekä käytännöt etä- ja hybridityössä.

Dokumenttien tehtävä on tukea päätöksentekoa, varmistaa oikea-aikainen tiedon saatavuus sekä mahdollistaa oikeelliset raportit ja auditoinnit. Ne myös auttavat noudattamaan tietosuojaa ja työoikeutta koskevia vaatimuksia.

Tietosuoja otetaan huomioon: pääsy asiakirjoihin rajoitetaan, ja tiedot käsitellään vain niille joihin on tarvetta. Henkilötietojen säilytys- ja hävittämistiedot määritellään organisaation säilytussuunnitelmissa ja sovellettavassa lainsäädännössä (esim. GDPR).

Dokumentit luodaan ja päivitetään yleensä HR:n tai esihenkilöiden toimesta. Säilytys voi tapahtua sekä fyysisinä arkistoina että digitaalisessa HR-järjestelmässä tai dokumenttienhallintapilvessä; tiedot on suojattava ja varmuuskopioitava. Hyvät käytännöt sisältävät versionhallinnan, vastuuhenkilöt sekä säännölliset tietojen tarkistukset.

Yritysten tulisi määritellä selkeät käyttöoikeudet, tiedon laatuhuoltokäytännöt sekä henkilöstön koulutus tietosuoja-asioista. HRdokumenttien laadun ja ajantasaisuuden ylläpito on keskeistä sekä päivittäisessä toiminnassa että viranomaistarkastuksissa.