Säilytys

Säilytys tarkoittaa toimintaa, jossa tavaroita, aineita, tieto-omaisuutta tai dokumentteja pidetään turvallisesti ja järjestelmällisesti tulevaa käyttöä varten. Säilytys kattaa sekä fyysisen varastoinnin että digitaalisessa ympäristössä tapahtuvan tietojen ja arkistojen hallinnan. Tavoitteena on varmistaa aineiden laadun ja saatavuuden sekä minimoida turhaan käsittelyä ja hävikkiä.

Fyysinen säilytys koostuu tiloista, kalusteista ja käytännöistä, jotka mahdollistavat järjestetyn varastoinnin. Tyypillisiä elementtejä ovat varastohyllyt, kontit, lämpötilan ja kosteuden hallinta, tuholaishallinta sekä turvallisuus- ja pääsynvalvonta. Hyvä fyysinen säilytys perustuu selkeisiin inventaarioihin, oikeisiin pakkausmenetelmiin ja säilytysajankohtien suunnitteluun sekä standardoituihin etiketöintijärjestelmiin.

Digitaalinen säilytys käsittää tietojen varastoinnin tietojärjestelmissä sekä käytäntöjä, jotka turvaavat tiedon saatavuuden ja eheyden pitkällä aikavälillä. Tämä sisältää varmuuskopiot, redundanssin, tiedon eheys- ja käytettävyysvaatimukset sekä säilytysratkaisut kuten paikalliset palvelimet, omat datakeskukset tai pilvipalvelut. Tallennusvälineitä voivat olla kiintolevyt, SSD-levyt, magneettinauhat ja optiset mediat. Varmuuskopiot toteutetaan usein täysvarmuuksina, erotusvarmuuskopioina sekä inkrementaalivarmuuskopioina ja säilytysaikataulujen mukaisesti.

Arkistoinnissa ja pitkäaikaisessa säilytyksessä korostuvat tiedon säilyvyys, metatiedot ja oikeudelliset vaatimukset. Tiedon arkistointi eroaa usein päivittäisestä varmuuskopiosta, ja se vaatii kuvauksen, hakutoiminnot ja säilytyspolitiikat sekä standardeja, kuten OAIS-viitekehystä. Lainsäädäntö ja organisaation sisäiset säädökset määrittävät säilytysajat ja tietojen suojaustoimet.

Säilytyksen tulee olla kustannustehokasta, riskiperusteista ja joustavaa. Keskeisiä toimintatapoja ovat säännöllinen inventaariointi ja riskinarviointi, palaute- ja palautussuunnitelmat sekä jatkuva parantaminen sekä koulutus henkilöstölle.