Arkistoinnissa

Arkistoinnissa tarkoitetaan asiakirja- ja tietoaineiston systemaattista käsittelyä, joka tähtää pitkäaikaiseen säilyttämiseen, hallintaan ja käytettävyyteen. Arkistointi kattaa sekä julkisen että yksityisen sektorin aineiston, joka on arvioitu säilyttämisen arvoiseksi ja jolla on pitkäaikaista nyky- tai tulevaisuuden käyttöä. Arkistointia ohjaavat periaatteet, jotka varmistavat aineiston eheyden, autenttisuuden sekä löydettävyyden.

Keskeiset toiminta-alueet arkistoinnissa ovat randing, valinta ja jäännösarviointi eli arkistoon säilyttämisen arvoisen aineiston määrittäminen; järjestäminen ja kuvailu, jonka avulla aineisto voidaan löytää ja ymmärtää; sekä säilytys, joka kattaa sekä fyysisen että digitaalisen varastoinnin, suojauksen sekä pitkäaikaisen muuttuvien teknologioiden hallinnan. Digitaalissa arkistoinnissa keskeisiä ovat metatiedot, formaattien hallinta, siirto- ja migraatiostrategiat sekä varmuuskopiointi ja eheysvalvonta.

Lainsäädäntö ja ohjeistus vaikuttavat arkistointiin sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Kansallisella tasolla arkistointia säätelevät arkistolait ja tietosuoja sekä organisaation omat säilytys- ja ylläpitokäytännöt. Kansallisella tasolla toimivat arkistopalvelut ja -laitokset, kuten Kansallisarkisto, tarjoavat ohjeita, standardeja ja pääsymahdollisuuksia.

Haasteet ja kehityssuuntaukset keskittyvät digitaalisen aineiston pitkäaikaiseen preservointiin, metatiedon laadun parantamiseen, teknologia- ja formaattimuutosten hallintaan sekä saavutettavuuden tasaisen varmistamiseen, jotta arkistoaineisto pysyy käyttökelpoisena sukupolvesta toiseen. Arkistoinnilla pyritään varmistamaan sekä kulttuurisen perinnön että julkisen tiedon kestävä saatavuus.