Arkistoinnilla

Arkistoinnilla tarkoitetaan toimia, joiden tavoitteena on säilyttää ja hallita tietoa sekä dokumentteja siten, että ne ovat käyttökelpoisia pitkällä aikavälillä. Arkistointi yhdistää pitkäikäisen säilyttämisen, metadatoinnin, tiedon luokittelun ja pääsynhallinnan muodostamaan kokonaisuuteen, joka turvaa tiedon säilyvyden, saavutettavuuden ja oikeellisuuden.

Se kattaa sekä digitaalisen että fyysisen arkistoinnin ja on keskeinen osa kirjastojen, arkistopalveluiden, julkisen hallinnon ja yksityisten organisaatioiden tietohallintoa. Arkistointia toteutetaan sekä säädösten ja lakien vaatimien oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi että tutkimuksen, hallinnon ja liiketoiminnan toiminnan turvaamiseksi.

Keskeisiä menetelmiä ovat pitkäaikainen säilytys, formaattien valinta ja muuttuvien tietueiden kuvaus metadataan sekä versiointi. Tyypillisiä metadata-standardeja ovat Dublin Core, PREMIS ja METS, ja käytännöt huomioivat tiedon sijoittelun, hakukelpoisuuden ja säilytysajan. Digitaalinen arkistointi edellyttää myös pääsynhallintaa, varmistettuja varmuuskopioita sekä tarvittaessa siirtoja vanhoista formaateista yhteensopiviin.

Hyötyjä ovat parempi oikeuksien hallinta, jäljitettävyys, säädösten noudattaminen ja kyky hyödyntää tietoa päätöksenteossa. Haasteita ovat kustannukset, tekninen vanhentuminen, laadukas metadata, tiedon luottamuksellisuus ja yksityisyyden suojan huomioiminen sekä lainsäädäntömuutokset.

Historia ja konteksti: Perinteisesti arkistointi on ollut julkishallinnon ja kulttuuriperinnön ylläpitämisen ytimessä. Digitalisaatio on lisännyt tarvetta systemaattiselle digitaalisen aineiston pitkäaikaiselle säilyttämiselle ja saatavuudelle.