Genehmigungsebenen

Genehmigungsebenen bezeichnet in Organisationen die hierarchische Struktur, nach der Freigaben für Entscheidungen, Budgets, Beschaffungen oder Änderungen eingeholt werden. Sie dienen der Kontrolle, Transparenz und Nachvollziehbarkeit und sollen Risiken durch unautorisierte oder unangemessene Freigaben reduzieren.

Typisch unterscheiden sich die Ebenen nach der Verantwortung der beteiligten Personen, den Betrags- und Risikogrenzen sowie dem Zeitrahmen. In vielen Prozessen existieren mehrstufige Freigabepfade, bei denen eine Genehmigung auf unterer Ebene reicht, während höhere Beträge oder größere Risiken eine zusätzliche Freigabe durch Vorgesetzte, Finanzverantwortliche oder die Geschäftsführung erfordern. Oft sind Rollen, Berechtigungen und Freigabekriterien in einem Regelwerk festgelegt, das automatisch über Workflows umgesetzt wird. Eskalationen treten in Kraft, wenn eine Frist verstrichen oder eine Freigabe verweigert wird.

Die Umsetzung erfolgt häufig in ERP- oder Workflow-Systemen, digitalen Beschaffungs- und Genehmigungsprozessen oder Dokumentenmanagement-Plattformen. Wesentliche Elemente sind klare Freigaberegeln, Rollen- und Rechteverteilung, Audit-Trails sowie sinnvolle Standard- und Ausnahmepfade. Eine gute Implementierung berücksichtigt auch Schulungsbedarf, Änderungsmanagement und regelmäßige Überprüfung der Grenzwerte, um Missbrauch oder Verfahrensverdruss zu vermeiden.

Anwendungsbereiche finden sich in der Beschaffung, Budgetfreigaben, Projektfreigaben, Änderungsmanagement und Compliance. Herausforderungen umfassen Verzögerungen durch zu viele Ebenen, Schikane durch falsch zugeordnete Rollen, sowie das Risiko der Über- oder Unterfreigabe. Eine klare Dokumentation, regelmäßige Überprüfung der Richtlinien und die Möglichkeit, Freigaben bei Bedarf zu bündeln, tragen zu einer effizienten und rechtssicheren Genehmigungslandschaft bei.