Förberedelsefasen

Förberedelsefasen är den första eller tidiga fasen i ett projekt eller en process och syftar till att lägga en stabil grund för det kommande genomförandet. Den fokuserar på att klargöra mål, omfattning och det som behövs för att uppnå resultatet samt att identifiera och hantera risker och begränsningar. Typiska frågor är vad som ska levereras, vilka som är berörda, vilka krav som gäller samt vilka resurser, tidsramar och ekonomiska ramar som finns.

Under förberedelsefasen genomförs ofta intressentanalys, målformulering, behovs- och kravinsamling, samt upparbetning av affärsfall (business case) och projektuppdrag (projektcharter). En första omfattningsbeskrivning och ett riskregister tas fram, liksom planer för kommunikation, styrning och upphandling vid behov. I större projekt kan även en hög-nivåarkitektur och leveransplan fastställas.

Leveranser från förberedelsefasen fungerar som beslutsunderlag inför genomförandefasen. Vanliga resultat är affärsfall, projektuppdrag, kravspecifikation eller användarberättelser, riskregister, preliminär tid- och kostnadsplan samt en kommunikations- och styrningsplan.

Betydelse: En väl genomförd förberedelse minskar osäkerhet, skapar gemensam förståelse bland intressenter och ger beslutsfattare ett underlag för att besluta om att fortsätta eller omförhandla projektet. Utmaningar inkluderar ofullständig information, förändrade omständigheter och förändrad omvärld; hantering kräver tydligt ledarskap och deltagande från relevanta parter.