Fakturamatchning

Fakturamatchning är en process inom fakturahantering där inkommande leverantörsfakturor jämförs med relevanta affärsdokument, vanligtvis inköpsorder och mottagen vara eller tjänst, för att verifiera att fakturan överensstämmer med upphandlade villkor, priser och leveransinformation.

I trevägs-matchning kontrolleras fakturan mot både inköpsordern och varu- eller tjänsterapporten; i tvåvägs-matchning jämförs endast fakturan mot inköpsordern. Avvikelser hanteras genom manuellt godkännande, ändring av order eller avvisning av fakturan.

Syfte är att säkerställa korrekt betalning, förhindra felbetalningar, reducera risk för bedrägerier, samt förbättra likviditet och redovisning.

Processen följer vanligtvis: fakturans mottagning och registrering, datainhämtning, matchning av uppgifter (belopp, kvantitet, leveransdatum, moms), hantering av avvikelser och godkännande samt betalning.

Utmaningar inkluderar prisändringar, kompletteringar, delleveranser, ändrade inköpsorder, olika enheter samt manuella arbetsflöden och externa fakturor som kräver extra uppföljning.

Tekniken som stöder fakturamatchning innefattar ERP-system som SAP, Oracle, Visma och liknande, samt automatisering via OCR, robotstyrd automatisering (RPA) och reglerbaserade eller AI-drivna matchningsmotorer.

Sammanfattningsvis bidrar fakturamatchning till bättre kontroll, spårbarhet och efterlevnad av interna riktlinjer och upphandlingspolicy inom företaget.