Dokumentenupload

DokumentenUpload bezeichnet den Prozess des Übertragens von Dokumenten von einem Endgerät in ein digitales Informationssystem, beispielsweise eine Dokumentenverwaltung, eine Web- oder Cloud-Anwendung oder ein ERP-System. Ziel ist es, Dokumente sicher zu speichern, zu verarbeiten und gegebenenfalls zu indexieren, zu durchsuchen und in Arbeitsabläufe zu integrieren.

Ablauf: Der Benutzer wählt Dateien aus oder nutzt Drag-and-Drop, das System prüft Dateityp, Größe und Integrität, weist optional Metadaten zu, führt eine Duplikatsuche durch und startet den Upload. Fortschritt wird angezeigt; bei Unterbrechungen kann der Upload in der Regel fortgesetzt werden. Nach Abschluss werden Dateien registriert, versioniert und ggf. OCR oder Vorschauen erstellt.

Dateiformate und Größen: Gängige Formate sind PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG, TIFF und TXT. Je nach System können Formate eingeschränkt oder konvertiert werden. Typische Größenbeschränkungen, Unterstützung für Mehrfach-Uploads bzw. chunked Uploads gehören je nach Lösung dazu.

Sicherheit und Compliance: Wichtige Aspekte sind authentifizierter Zugriff, Rollen- und Rechtemanagement, TLS-verschlüsselte Übertragung, Verschlüsselung im Ruhezustand, Audit-Trails und Datenschutzvorgaben. Organisationen achten auf Upload-Policy, Sperrliste schädlicher Dateien und automatische Rotationen oder Löschfristen.

Funktionen und Integration: Moderne Lösungen unterstützen Batch-Uploads, Fortsetzung bei Verbindungsabbruch, Metadaten-Erfassung, Versionierung, Suche und Indizierung sowie Integration in Dokumenten-Management-Systeme, OCR- und Workflow-Engines sowie Benachrichtigungsmechanismen.