Dokumententypen

Dokumententypen bezeichnet in der Informations- und Dokumentenverwaltung eine systematische Einordnung von Dokumenten nach ihrer Funktion, ihrem Inhalt oder ihrer Herkunft. Die Typisierung unterstützt Organisation, Ablage, Suche und Langzeitarchivierung, indem ähnliche Dokumente konsistent gekennzeichnet werden. Dabei wird unterschieden zwischen dem dokumenttyp, der angibt, was das Dokument enthält, und dem Dateiformat, das beschreibt, wie es dargestellt oder gespeichert wird.

Zu typischen Dokumenttypen zählen Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formulare, Verträge, Rechnungen, Berichte, E-Mails, Pläne und Protokolle; dazu kommen Bild-, Audio- und Videodateien sowie wissenschaftliche Daten oder Software-Dokumentationen. In älteren Aktenordnungen unterscheiden sich Typen auch nach Ursprung oder Funktion, z. B. Beleg, Schreiben, Korrespondenz, Plan.

Dokumententypen werden meist als Metadaten in Informationssystemen geführt, oft mittels eines kontrollierten Vokabulars oder Taxonomie. Typ-Informationen können in Dublin Core, ISO 15489 oder branchenspezifischen Standards als Felder wie Type oder Kategorie abgebildet werden. Wichtig ist auch die Trennung von Typ und Format (z. B. PDF, DOCX, TIFF).

Die Dokumenttyp-Klassifikation unterstützt Retention- und Archivierungspläne, Nachvollziehbarkeit und Rechtskonformität. Versionen, Prüfsummen und Metadaten helfen bei Authentizität und Vermeidung von Duplikaten.

In Informationssystemen dienen Dokumenttypen als Such- und Filterkriterien, Zugriffskontrollen und Workflows; sie erleichtern Migrations- und Interoperabilitätsprojekte über Systeme hinweg.