Definitiefase

Definitiefase is een term die in project- en bouwbeheer wordt gebruikt om de fase aan te duiden waarin het ontwerp en de bijbehorende documentatie definitief worden gemaakt en goedgekeurd. In deze fase wordt een stabiele basis gelegd voor uitvoering en implementatie, met vastlegging van de gewenste scope, kosten en planning. Het doel is om afwijkingen te voorkomen en draagvlak bij alle betrokkenen te borgen voordat er wordt overgegaan tot realisatie.

In bouw- en infrastructuurprojecten volgt de definitiefase doorgaans op de voorbereidende ontwerpfasen (zoals voorgaande voorlopige of conceptontwerpen) en leidt deze naar uitvoeringsontwerp en uitvoering. Kenmerkend is het finaliseren van ontwerpen, technische specificaties, en tekeningen, evenals het opstellen van contractdocumenten en een definitieve kostenraming. Daarnaast worden vaak milieu-, vergunnings- en risicobeoordelingen afgerond en goedgekeurd door opdrachtgever en relevante autoriteiten.

Belangrijke activiteiten in de definitiefase zijn onder meer het vastleggen van de projectscope in baselines (kwaliteit, tijd en kosten), het opleveren van definitieve tekeningen en specifics, het opstellen en goedkeuren van aanbestedingsdocumenten, en het vastleggen van risiko’s en mitigatiestrategieën. Ook wordt een proces voor wijzigingsbeheer opgezet om toekomstige veranderingen te beheersen.

De exacte inhoud en duur van de definitiefase kunnen verschillen per sector en organisatie. Over het algemeen functioneert de fase als een kritieke slotlag tussen ontwerp en uitvoering, bedoeld om kosten, planning en kwaliteit te borgen en om duidelijke, goedgekeurde basisdocumenten te leveren voor de volgende uitvoeringsfase.