Debitorenakten

Debitorenakten sind die Aufzeichnungen im Rechnungswesen, die alle Transaktionen mit Kunden dokumentieren, also das Debitorenkonto bzw. das Soll-/Haben-Konto der Kundenzahlungen. Sie bündeln Umsatzerlöse, ausgestellte Rechnungen, erhaltene Zahlungen und ausstehende Beträge. Debitorenakten dienen der Überwachung der Liquidität und der rechtzeitigen Eintreibung von Forderungen. In der Praxis werden sie meist in ERP- oder Buchhaltungssoftware geführt, können aber bei kleineren Unternehmen auch manuell geführt werden.

Der Debitorenbestand enthält Debitorenstammdaten (Kundendaten) sowie die transaktionsbezogenen Daten je Kunde: erstellte Rechnungen, Gutschriften, Zahlungseingänge und deren Zuordnung, Teilzahlungen, Rückvergütungen sowie der aktuelle Saldo. Ergänzend werden Altersinformationen geführt, die darstellen, wie lange Forderungen offen sind, um die Mahnung und das Inkasso zu steuern.

Zu den Kernprozessen gehören Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung und Zuordnung von Zahlungen, Bearbeitung von Gutschriften und Rückzahlungen, Abgleich mit Bankbuchungen sowie das Mahnwesen. Die Debitorenakte unterstützt das Kreditmanagement durch Kreditlimits und Bonitätsprüfungen. Regelmäßige Auswertungen liefern Informationen für das Cashflow-Management, Rückstellungen für Forderungsausfälle und Finanzberichte. Rechts- und Aufbewahrungspflichten betreffen Dokumentation und Audit-Trails.

Sie ist Bestandteil der Debitorenbuchhaltung und integriert sich mit dem Hauptbuch, dem Vertrieb und dem Zahlungsvorgang. Im Gegensatz dazu stehen Kreditorenakten, die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfassen.