Asiakasrekisterit

Asiakasrekisterit ovat yrityksen hallinnoimia järjestelmiä tai luetteloita, joissa kerätään ja ylläpidetään tietoja asiakkaista sekä potentiaalisista asiakkaista. Rekisterien tarkoituksena on tukea asiakassuhteen hoitoa, palvelujen tarjoamista sekä markkinointia ja liiketoiminnan analysointia.

Sisältöä ovat yleensä asiakkaiden nimet ja yhteystiedot, tilaukset ja toimitusosoitteet, maksutiedot (tai ne siirretään maksupalveluille), sekä asiakassuhteiden historiaan liittyvät tiedot ja suostumukset markkinointiin. Lisäksi voidaan tallentaa asiakkaiden mieltymyksiä ja verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja.

Käyttötarkoitukset voivat olla asiakaspalvelu, tilausten käsittely ja laskutus, toimitukset sekä tuen antaminen. Rekisterin avulla voidaan myös harjoittaa markkinointia ja tehdä analytiikkaa, kun rekisteröidyllä on suostumus tai oikeutettu etu. Tietoja käsitellään minimoinnin ja tarkoituksen rajoittamisen periaatteiden mukaan.

Lainsäädäntö: asiakasrekisterit kuuluvat henkilötietojen alan sääntelyn piiriin. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö ohjaavat rekisterinpitäjän ja mahdollisten käsittelijöiden toimintaa. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle vaatii asianmukaiset suojatoimet.

Tietoturva ja säilytys: tiedot suojataan sekä organisatorisilla että teknisillä keinoilla, kuten pääsynhallinnalla, salauksella ja varmuuskopioilla. Säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen, lainsäädännön ja mahdollisten sopimusten mukaan; vanhentuneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Oikeudet ja läpinäkyvyys: rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa omat tietonsa, oikaista virheelliset tiedot, pyytää poistamista, rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyille on annettava selkeä tieto siitä, miten käsittely tapahtuu, ja tarvittaessa tehdään vaikutustenarviointi (DPIA).