Arkistoja

Arkistoja ovat sekä julkiset että yksityiset arkistot, jotka keräävät, säilyttävät ja antavat pääsyn pysyvästi arvokkaille asiakirjoille ja aineistoille. Niiden tehtävä on turvata dokumenttien todistusarvo sekä säilyttää materiaalin konteksti ja alkuperäinen järjestys, jotta tiedot ovat käytettävissä hallinnon, tutkimuksen ja kulttuuriperinnön tarpeisiin.

Toimintaarkistoja ovat muun muassa hankinta ja vastaanotto, luettelointi, kuvailu ja järjestäminen sekä pitkäaikaissäilytys. Nykyään keskeistä on digitaalinen arkistointi: materiaali digitointiin, metatiedon tuottaminen, hakutoimintojen kehittäminen ja digitaalisten arkistojen ylläpito, mukaan lukien formaattimuutosten ja teknisen identiteetin hallinta sekä säilytysstrategiat.

Arkistoja on erilaisia tyyppejä, kuten kansallisarkistot, viranomaisten arkistot (valtiolliset ja kunnalliset), yritysten ja järjestöjen arkistot sekä yksityishenkilöiden tai perheyhteisöjen arkistot. Kansallisarkistot sekä muiden julkisten toimijoiden arkistot vastaavat usein laajasti julkisten asiakirjojen säilyttämisestä ja saatavuudesta.

Pääsy arkistoihin vaihtelee laillisesti ja käytännössä. Useimmat arkistot ovat avoimia tutkimuskäyttöön, mutta pääsyyn vaikuttavat julkisuuslainsäädäntö, yksityisyyden suojan ja arkistokohtaiset säädökset. Kansallinen ja alueellinen lainsäädäntö sekä käytännön ohjeet ohjaavat asiakirjojen julkisuutta, säilytyssopeutumista ja asiakaspalvelua.

Esimerkkejä suomalaisesta kontekstista ovat Kansallisarkisto sekä alueelliset ja kunnalliset arkistopalvelut, jotka yhdessä muodostavat arkistoympäristön, jossa historialliset tiedot säilyvät ja ovat tutkimuksesta kiinnostuneiden sekä yleisön saavutettavissa.