arkistot

Arkistot ovat systematisoitua kokoelmaa asiakirjoja ja muuta materiaalia, joka on luotu tai vastaanotettu organisaatioiden tai yksilöiden toiminnan yhteydessä ja säilytetään pitkäjänteisesti käytettävissä.

Ne voivat muodostua julkisista, yksityisistä tai kirkollisista lähteistä. Sisältö voi olla asiakirjoja, valokuvia, karttoja sekä digitaalisia tiedostoja ja ääniteaineistoja.

Keskeisiä arvoja ovat alkuperäisen yhteyden säilyttäminen (provenienssi) sekä kokoelman järjestäminen fondi- ja sarjatasoittain sekä kuvaus, jolla löydetään oikeat asiakirjat. Arkistoyksiköt voivat olla fondi, sarja sekä yksittäiset asiakirjat; metatiedot ja luettelointi mahdollistavat helpon haun.

Hankinta, arvointi, vastaanotto, luettelointi sekä säilytys ja konservointi kuuluvat arkistotyöhön. Digitaalinen arkistointi lisää pitkän aikavälin säilyvyyttä ja tarjoaa hakukäyttöä verkossa.

Käyttö ja pääsy vaihtelee, mutta suurin osa julkisista arkistoista on tutkijoiden ja yleisön käytettävissä. Joitakin aineistoja voi rajoittaa sensitiivisen tiedon vuoksi. Digitaaliset arkistot mahdollistavat verkkohakuja ja pääsyn materiaaleihin ilman fyysistä vierailua.

Suomessa Kansallisarkisto vastaa valtion arkistotoiminnasta ja neuvonnasta, kun taas alueelliset ja yksityiset arkistot huolehtivat paikallisista ja yksityisistä kokoelmista. Arkistojen lainsäädäntö ohjaa säilytystä, pääsyä ja luovutuksia.