Toimintaarkistoja

Toiminta-arkistot ovat arkistoyksiköitä, jotka syntyvät organisaation tavanomaisen toiminnan seurauksena. Niihin keräytyvät asiakirjat kuvaavat organisaation tehtäviä, päätöksentekoprosesseja ja päivittäisiä toimintatapoja, eikä pelkästään yksittäisiä tapahtumia.

Toiminta-arkistot voivat sisältää esimerkiksi pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, suunnitelmia, raportteja, tilinpäätöksiä, projektiaineistoa sekä ohjeita ja toimintakäytäntöjä. Ne kertovat siitä, miten organisaatio on toiminut ja miten päätökset on tehty, sekä tallentavat kehityskulun ja toimintaperiaatteet.

Hallinnointi noudattaa arkistoinnin elinkaarta: aineisto luokitellaan, kuvailaan, säilytetään ja mahdollisesti digitoidaan sekä siirretään pitkäaikaissäilytettäväksi. Valintapäätösten taustalla ovat merkittävyys, oikeudelliset velvoitteet sekä tietosuojalainsäädäntö. Toiminta-arkistot voivat olla sekä sähköisiä että paperisia ja ne sijoittuvat usein suurempien kokoelmien tai fondsien sisälle.

Toiminta-arkistot ovat tärkeitä tutkijoille, viranomaisille ja kansalaisille, sillä ne avaavat näkyviin organisaation toimintamallit, päätöksentekoprosessit sekä kehityssyklit. Erityisesti julkishallinnossa ja suurissa yhteisöissä niiden hallinta tukee läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta ja oikeudellista jäljitettävyyttä.