arkistoyksiköitä

Arkistoyksiköitä ovat arkistoinnin pienimmät kuvailtavat yksiköt, jotka kuuluvat suurempaan arkistokokonaisuuteen. Ne voivat olla fyysisiä, kuten kansio tai laatikko, tai digitaalisia, kuten tiedosto tai tiedostoryhmä. Arkistoyksikön tarkoituksena on säilyttää alkuperäisen järjestelyn periaatteet, helpottaa aineiston löytämistä ja mahdollistaa jatkuva hallinta sekä käyttöoikeuksien hallinta.

Jokaiselle arkistoyksikölle laaditaan oma kuvaus, joka sisältää tiedot kuten otsikon, aikakauden, alkuperäisen säilytysvaiheen sekä sisällön kuvauksen. Kuvauksessa ilmoitetaan mahdolliset sisällön tyypit, esitysmuodon ominaisuudet sekä viitteet toisiin arkistoyksiköihin, ja annetaan tiedot käytettävyydestä, kunnosta ja mahdollisista rajoituksista.

Arkistoyksiköt ovat osa hierarkiaa, jossa suurin yksikkö on fonds (arkistokokoelma), jota seuraa sarja ja siitä seuraavat arkistoyksiköt. Kansainväliset ja kansalliset ohjeistukset, kuten ISAD(G), EAD sekä Suomen Kansallisen arkiston ohjeet, määrittelevät kuvauksen tasot ja tiedonvälityksen perusperiaatteet.

Digitaalisessa hallinnassa arkistoyksiköllä on usein pysyvä tunniste, ja se voi liittyä sekä metatietoon että pitkäaikaissäilytyksen suunnitelmiin. Arkistoyksiköiden hallinta tukee sekä tutkimusta että julkisen pääsyn hallintaa sekä varmistaa aineiston säilyvyyden ja saavutettavuuden.