Arkistointivaihetta

Arkistointivaihetta (arkistoinnin vaihe) on tietohallinnon ja asiakirjahallinnon elinkaaren osa, jossa aktiivikäytössä olevat asiakirjat ja tiedot siirretään pitkäaikaiseen säilytykseen. Tavoitteena on turvata tiedon säilyvyys, aitous, eheys ja käytettävyys sekä noudattaa lakisääteisiä ja sisäisiä säilytysvaatimuksia.

Keskeisiä toimia ovat määrittely ja soveltuvien säilytysaikojen (retention) arviointi, asiakirjallisuuden luokittelu ja metadata, arkistoyksiköiden valmistelu sekä siirto arkistointijärjestelmään tai arkistoon. Digitaalisessa arkistoinnissa huomioidaan formaattien elinkaari, tarkistussummat, tallennusmedioille varmistetut eheydet sekä tekninen obsolenssi. Tarvittaessa käytetään tiedon migraatiota tai emulointia.

Arkistointia ohjaavat säilytysohjeet, tietosuoja- ja oikeudelliset vaatimukset sekä organisaation oma arkisto- ja tietohallintopolitiikka. Kansainvälisiä viitekehyksiä ovat ISO 15489 - arkistointi- ja tiedonhallintastandardit sekä OAIS-viitearkkitehtuuri, jotka antavat ohjeet digitaalisten arkistojen pitkäaikaisesta säilyttämisestä.

Hyötyjä ovat pitkäaikainen tiedon saatavuus ja läpinäkyvyys sekä varmistettu lain ja sopimusten noudattaminen. Haasteisiin kuuluvat kasvavat tallennusmäärät, kustannukset, tiedon aitouden ja kontekstin ylläpito sekä tekninen obsolenssi. Tämä edellyttää säännöllistä tilannekatselua ja investointeja.

Yhteenveto: arkistointivaiheen tarkoituksena on tehdä tiedosta uudelleenkäytettävää, hallittua ja suojattua tuleville käyttäjille siten, että tiedon löydettävyys ja tulkittavuus säilyvät pitkällä aikavälillä.