tiedonhallintastandardit

Tiedonhallintastandardit ovat systemaattisia periaatteita ja teknisiä vaatimuksia, joiden tarkoituksena on ohjata tiedon hallintaa organisaation elinkaaren aikana. Ne kattavat tiedon keräämisen, tallentamisen, luetteloinnin, käytön, jakamisen, säilyttämisen ja hävittämisen sekä tiedonhallintajärjestelmien arkkitehtuurin.

Standardien tavoitteena on parantaa luotettavuutta, oikeellisuutta, saavutettavuutta sekä tietoturvaa ja yksityisyyden suojaa, samalla lisäten tiedon yhteentoimivuutta sekä täyttämään lainsäädännölliset ja sopimusperusteiset vaatimukset.

Keskeisiä osa-alueita ovat tiedonhallintapolitiikka, vastuut ja hallinnon roolit (data governance), tiedon elinkaari ja metadata, aineistojen laadunhallinta, tietoturva ja yksityisyyden suoja sekä käyttö- ja tiedonvaihtostandardit.

Yleisimmät kansainväliset ja kansalliset standardit koostuvat muun muassa tiedonhallinnan hallintajärjestelmiin viittaavista malleista sekä sisäisen ja ulkoisen tiedonsiirran ohjeistuksista. Esimerkkejä ovat ISO/IEC 15489 tiedonhallinta, ISO/IEC 27001 tietoturva sekä data-laatuun liittyvät standardit kuten ISO 8000. Lisäksi monissa maissa noudatetaan tietosuoja-asetuksia ja lainsäädäntöä, kuten GDPR, sekä alueellisia ja toimialakohtaisia ohjeistuksia.

Tiedonhallintastandardien käyttöönotto tukee julkishallinnon, yritysten ja tutkimuslaitosten kykyä hallita suuria tietomääriä luotettavasti, vähentää kustannuksia, helpottaa auditointeja ja varmistaa oikea-aikainen tiedon saatavuus päätöksenteossa.