arkistointijärjestelmään

Arkistointijärjestelmä on organisaation hallussa oleva järjestelmä, jonka tehtävänä on hallita asiakirjoja ja muita tietoja niiden käytön, säilyttämisen ja hyödyntämisen kannalta. Järjestelmä tukee asiakirjojen luontia, luokittelua, tallennusta, hakua, versiointia sekä säilytys- ja hävitysaikataulujen noudattamista. Tavoitteena on varmistaa tiedon eheys, autenttisuus, saavutettavuus ja pitkäaikainen käyttökelpoisuus.

Järjestelmä voi olla fyysinen arkisto tai digitaalinen ratkaisu, ja useimmiten kyseessä on dokumenttien hallintajärjestelmä (DMS) tai laajempi sisällönhallintajärjestelmä (ECM). Keskeisiä osia ovat luokituskaavio tai arkistoluokitus, metatiedot, tehokas haku, versionhallinta, käyttöoikeudet sekä elinkaaren hallinta: asiakirjat syntyvät, niitä käytetään aktiivisesti, ne siirretään pysyvästi arkistoon ja lopuksi hävitetään lain tai organisaation säilytysvaatimusten mukaan.

Säilytys- ja hävitysaikataulut sekä oikeudet ovat keskeisiä sekä oikeudellisen että tietosuoja-näkökulmasta. Arkistointi edellyttää luotettavaa datan eheyttä ja aitoutta sekä mahdollisuutta palauttaa aiemmin muokattuja versioita. Kansallinen ja kansainvälinen sääntely sekä standardit, kuten ISO 15489 (Records management), ISO 16175 sekä OAIS-malli, ohjaavat käytäntöjä. Kansallisella tasolla Kansallisarkisto ja muut viranomaiset antavat ohjeita sekä vaatimuksia pitkäaikaisesta säilyttämisestä ja yhteentoimivuudesta. Digitaalisen arkistoinnin etuja ovat parempi löydettävyys, tehokas yhteistyö ja parempi riskienhallinta.