Archivací

Archivací (archivace) je soubor činností zaměřených na ukládání, organizování a dlouhodobé uchovávání dokumentů a dat tak, aby byly dostupné pro současné i budoucí uživatele a zároveň chráněny proti ztrátě či znehodnocení. Rozlišuje se archivace fyzických dokumentů a digitální archivace. Cílem je zachovat hodnotný obsah, umožnit vyhledávání a zajištění dlouhodobé použitelnosti, a to v souladu s právními předpisy, ochranou soukromí a autorskými právy.

Proces archivace obvykle zahrnuje posouzení hodnoty dokumentů, jejich akvizici a přijetí, třídění, popis a katalogizaci (metadata), digitalizaci u vybraných materiálů, dlouhodobou správu nosičů a poskytování přístupu uživatelům. U digitálních archivů se často uplatňují standardy a rámce jako OAIS, METS či MODS a formáty vhodné pro dlouhodobou čitelnost (PDF/A, TIFF).

Standardy a rámce pro archivaci zahrnují mezinárodní pravidla pro popis archiválií (ISAD(G)) a specifické kontexty správy spisových fondů (DACS). Digitální uchování často vyžaduje popis metadat, verzování a mechanismy pro zachování přístupnosti i po technologických změnách.

V České republice spravují archivnictví Národní archiv a státní oblastní archivy; platí zákon o archivnictví a spisové službě a související právní předpisy upravující dlouhodobé uchovávání, zpřístupňování a ochranu osobních údajů.

Archivace slouží veřejnému zájmu, historickému výzkumu a institucionální odpovědnosti, vyžaduje rovnováhu mezi dostupností a soukromím, zajištěním autenticity a ochrannými právy autorů.