Användningssyfte

Användningssyfte är det syfte eller den avsikt som ligger till grund för att använda en produkt, en tjänst eller en uppgift. Det anger vad som får göras, vilka begränsningar som gäller och vilken effekt som eftersträvas. Ett tydligt användningssyfte fungerar som vägledande referens i beslut, design och hantering av risker.

I hantering av information och personuppgifter är användningssyftet centralt. Det beskriver vilket ändamål uppgifterna samlas in för, hur länge de får behandlas och vem som får tillgång. Enligt GDPR och svensk lagstiftning ska syftet vara specifikt, legitimt och inte användas för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga. Om nya ändamål uppkommer krävs ofta ny rättslig grund eller samtycke och uppgifterna ska gallras när de inte längre behövs.

I produktutveckling och tjänster påverkar användningssyftet vilka funktioner som implementeras, vilken information som samlas in och hur användarna informeras. Tydligt definierade ändamål underlättar användarsäkerhet, etik och ansvarstagande samt minskar risken för missbruk.

I organisationer används användningssyfte också i policyer, dataskydd och riskhantering. Dokumentation av syftet underlättar granskning, efterlevnad och konsekvensbedömningar. Vid upphandlingar eller samarbeten bör syftet kommuniceras tydligt till tredje part och följas upp vid förändringar.

Praktiskt råd: formulera syftet så konkret som möjligt, begränsa vilka uppgifter som behövs och hur länge de sparas, och fastställ hur ändamålsändringar hanteras. Inom EU:s ram regleras detta i GDPR:s ändamålsbegränsningsprincip och svensk tillsyn följer samma princip.