Angebotsprozesse

Angebotsprozesse bezeichnen den systematischen Ablauf zur Erstellung, Prüfung und Abgabe von Angeboten gegenüber potenziellen Kunden. Sie umfassen typischerweise die Anforderung, Bedarfsanalyse, Kalkulation, Freigabe, Angebotserstellung, Versenden an den Kunden, Verfolgung des Angebots sowie Nachbearbeitung und ggf. Verhandlungen. Ziel ist es, zu einem wettbewerbsfähigen, überprüfbaren Angebot zu gelangen, das den Kundenbedürfnissen entspricht und gleichzeitig die Unternehmensziele unterstützt.

Der Prozess beginnt meist mit einer eingehenden Anfrage oder einer Lead-Qualifizierung. Anschließend erfolgt eine Bedarfsanalyse, gefolgt von einer Kalkulation oder Preisfestlegung, der Erstellung eines Angebots auf Basis definierter Templates und Preislisten, sowie einer Freigabe durch die zuständigen Stellen. Nach dem Versand wird das Angebot im Vertriebssystem nachverfolgt, gegebenenfalls verifiziert oder angepasst und schließlich zum Auftrag geführt oder abgelehnt. In vielen Unternehmen sind integrale Abteilungen für Recht, Einkauf oder Controlling involviert.

Der Ablauf wird oft durch Software unterstützt, etwa CRM- oder ERP-Systeme sowie spezielle CPQ-Lösungen (Configure, Price, Quote). Zentrale Elemente sind standardisierte Template- und Preisstrukturen, Angebots-Checklisten, Freigabeprozesse und Versionskontrolle. Ziel ist Konsistenz, Transparenz, Geschwindigkeit und Compliance mit Preis- und Rabattregeln.

Wichtige Kennzahlen sind Angebotsvolumen, Win-Rate, Durchlaufzeit vom Antrag bis zum Angebot, Angebotsabdeckungsgrad, Quote-to-Order-Rate, sowie der Einfluss auf Bruttomarge. Typische Risiken sind Scope-Creep, inkonsistente Preisgestaltung, fehlerhafte Kalkulationen oder Verzögerungen durch manuelle Freigaben. Gegenmaßnahmen umfassen standardisierte Vorlagen, Preis- und Rabattregeln, zentrale Preislisten, digitale Freigabe-Workflows und regelmäßiges Coaching des Vertriebsteams.

Insgesamt tragen gut gestaltete Angebotsprozesse zur Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit bei, indem sie klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Entscheidungen und eine konsistente Marktkommunikation sicherstellen.