Aktenfächer

Aktenfächer bezeichnet in der Büroorganisation eine Form von Behältnissen oder Abteilen zur Aufbewahrung von Papierdokumenten. Sie dienen der geordneten Ablage, der leichten Zuordnung und dem zügigen Zugriff auf Unterlagen zu Themen, Projekten oder Kunden. Der Begriff umfasst sowohl einfache Fächer in Ordnern oder Boxen als auch die Fächer in Aktenordner-, Schrank- oder Archivsystemen.

Typen und Anwendungen: Manilla- oder Kartonfächer sind flache, stapelbare Einheiten, in denen einzelne Blattdateien oder vorgemerkte Unterlagen abgelegt werden. Hängeregister (Hängemappen) sind in Schubladensystemen eingesetzte Fächer mit einem Trägermodul, das Karten oder Dokumente an einer Leiste hält. Expanding-Files oder Ordnerfächer ermöglichen eine wachsende Aufbewahrung mit mehreren Abteilungen durch ein faltbares oder ausziehbares Zwischenfach.

Materialien und Größen: Aktenfächer bestehen meist aus Pappe, Karton, Kunststoff oder einer Kombination daraus. Typische Größen orientieren sich an DIN-A4 oder US-Letter, oft mit beschriftbaren Tabs an der oberen oder seitlichen Kante. Farbige Beschriftungen oder Etiketten dienen der Kodierung und der schnelleren Orientierung.

Organisation: Zur Strukturierung dienen Beschriftung, Kategorienbildung, Farbcodierung und Indexierung. In vielen Büros wird ein mehrstufiges System eingesetzt, das Hauptkategorien, Unterkategorien und Laufwege definiert.

Beitrag zur Archivierung: Aktenfächer unterstützen die systematische Dokumentenaufbewahrung, erleichtern den Zugriff und tragen zur Ordnungsauskunft in Aktenbeständen bei. Die Wahl des Systems hängt ab von Menge, Nutzungsfrequenz und rechtlichen Anforderungen.