Abwicklungsschemata

Abwicklungsschema, auch Abwicklungsschema oder Abwicklungsschemata, bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre einen vordefinierten Ablaufplan, der die Verarbeitung eines bestimmten Geschäftsvorfalls oder einer Transaktion strukturiert. Es beschreibt die abzulegenden Schritte, die beteiligten Akteure, erforderliche Datenobjekte sowie Bedingungen und Kontrollen, die während der Abwicklung greifen. Ziel eines Abwicklungsschemas ist es, Prozesse konsistent, effizient und nachvollziehbar durchzuführen und zugleich gesetzliche, regulatorische oder unternehmensspezifische Anforderungen zu erfüllen.

Typische Bestandteile eines Abwicklungsschemas sind der Auslöse- und Endzustand, eine Schritt- bzw. Aktivitätssequenz, Rollen- und Verantwortlichkeiten, benötigte Daten und Dokumente, Entscheidungs- und Freigabepunkte sowie Ausnahme- oder Fehlerpfade. Zusätzlich können Kennzahlen (KPI), Audit-Trails und Versionsstände dokumentiert sein, um Nachverfolgbarkeit und Qualitätssicherung sicherzustellen. Abwicklungsschemata werden oft grafisch in Flussdiagrammen oder BPMN-Modellen sowie in schriftlichen Verfahrensanweisungen festgehalten.

Anwendungsfelder liegen in verschiedenen betriebswirtschaftlichen Bereichen wie Auftragsabwicklung (Order-to-Cash), Beschaffung (Procurement), Reklamations- oder Schadenabwicklung, Zahlungsverkehr und IT-Service-Management. Sie dienen der Standardisierung von Arbeitsabläufen, erleichtern Schulung und Einarbeitung, unterstützen Automatisierung und Systemintegration und helfen, Risiken zu minimieren sowie Compliance sicherzustellen.

Im Rahmen des Prozessmanagements stehen Abwicklungsschemata im Zusammenhang mit BPM, SOPs und Workflow-Management und sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.