Abrechnungsprozesse

Abrechnungsprozesse bezeichnet in der Wirtschaft die Gesamtheit der Tätigkeiten, die zur Erstellung, Prüfung, Versendung und Abwicklung von Rechnungen gegenüber Kunden erforderlich sind. Ziel ist eine korrekte, zeitnahe und nachvollziehbare Abrechnung, die steuerliche Anforderungen, vertragliche Konditionen und die Buchführung erfüllt. Die Prozesse unterscheiden sich je nach Branche (Handel, Industrie, Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Versorger) und können klassische Rechnungen, time-based oder nutzungsbasierte Abrechnung umfassen.

Typische Schritte umfassen Datenerfassung und Preis- bzw. Leistungsprüfung, Erstellung und Freigabe der Rechnung, Versand (elektronisch oder papierbasiert), Zahlungsabgleich und Kontenabstimmung sowie Mahnwesen, Inkasso und Archivierung.

Technisch werden Abrechnungsprozesse überwiegend durch ERP- oder Fakturierungssysteme unterstützt; ergänzend kommen E-Invoicing, XML/UBL-Rechnungen und Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern zum Einsatz. Regulatorisch gelten in Deutschland GoBD, Aufbewahrungspflichten sowie steuerliche Vorgaben wie Umsatzsteuer und Voranmeldungen.

Herausforderungen sind Datenqualität, Rechtskonformität, Verzögerungen im Zahlungseingang sowie Datenschutz und Audit-Trails. Typische Kennzahlen sind Days Sales Outstanding (DSO), Abrechnungsgenauigkeit und Mahnquoten.

Trends umfassen Automatisierung, Self-Service-Angebote, elektronische Rechnungen sowie die zunehmende Verzahnung mit Abonnement- oder nutzungsbasierten Modellen.