Abnahmeprozess

Der Abnahmeprozess ist der formale Vorgang, durch den der Auftraggeber eine erbrachte Leistung oder Lieferung akzeptiert. Die Abnahme bestätigt, dass die vereinbarten Anforderungen erfüllt sind, die Leistung ordnungsgemäß übergeben wurde und die Gefahr sowie die Kostenrisiken auf den Auftragnehmer übergehen. Sie dient der Abgrenzung von Gewährleistung, Haftung und Zahlungsfreigaben.

Ablauf: In der Vorbereitungsphase werden Abnahmekriterien, Abnahmeort, Abnahmezeitpunkt und Verantwortlichkeiten festgelegt. In der Durchführungsphase erfolgt eine Prüfung oder Abnahmetest nach den Kriterien, ggf. mit Dokumentation von Funktionsnachweisen. Werden Abweichungen festgestellt, erfolgt eine Mängelrüge mit Nachbesserungsfrist; nach Behebung wird erneut abgenommen oder eine Teilabnahme vereinbart. Ein Abnahmeprotokoll dokumentiert Ergebnisse, festgestellte Mängel, Fristen und Freigaben.

Teilabnahmen ermöglichen die Abnahme von Teilbereichen, Bauabschnitten oder Modulen, während Restleistungen noch offen bleiben. Nach der Abnahme gelten je nach Vertrag Regelungen zu Gewährleistung, Haftung und Zahlung. Bei Stillstand oder verweigerter Abnahme können vertragliche Folgen eintreten, und ggf. gerichtliche oder außergerichtliche Klärung nötig werden.

Rechtsgrundlagen: In Deutschland erfolgt die Abnahme typischerweise im Werkvertragsrecht, insbesondere § 640 BGB; im Bauwesen finden sich zusätzlich Regelungen der VOB/B. Die Abnahmebestätigung ist in vielen Verträgen Bestandteil von Zahlungsfreigaben und Gewährleistungsauslösern.

Ausprägungen unterscheiden sich je Branche und Vertragswerk. In der IT- und Softwareentwicklung stehen Abnahmetests und Akzeptanzkriterien im Vordergrund, während in der Bau- und Anlagenbaupraxis formelle Abnahmen mit Abnahmeprotokollen üblich sind.