voortgangsrapport

Een voortgangsrapport, ook wel voortgangsrapportage genoemd, is een periodiek verslag dat de voortgang van een project, programma of activiteit schetst. Het doel is stakeholders inzicht te geven in wat is bereikt, wat nog moet gebeuren en welke knelpunten er zijn.

Toepassing: wordt gebruikt in bedrijfsprojecten, onderwijsprogramma's, overheidsprojecten en non-profitinitiatieven om verantwoording af te leggen en besluitvorming te begeleiden. Het kan zowel intern als extern gedeeld worden.

Inhoud en onderdelen: een voortgangsrapport bevat doorgaans een samenvatting van de voortgang; uitgevoerde activiteiten sinds het vorige verslag; behaalde mijlpalen; huidige status ten opzichte van planning; tijdschema en budget; inzet van middelen; risico's, issues en afhankelijkheden; afwijkingen van planning en kosten; geplande activiteiten en acties; en verantwoordelijken.

Proces en frequentie: meestal periodiek, bijvoorbeeld maandelijks of per sprint. Het rapport wordt opgesteld door het projectteam, geverifieerd door leidinggevenden en verspreid naar belanghebbenden. Vaak worden visuele hulpmiddelen zoals grafieken, mijlpaalkalenders en budgetoverzichten gebruikt om de informatie inzichtelijk te maken.

Relatie met andere rapporten: een voortgangsrapport richt zich op wat sinds het vorige verslag is gebeurd en wat er nog moet komen, terwijl een statusrapport vaak een kortere, actuele samenvatting geeft van de huidige toestand. De exacte vorm kan per organisatie verschillen, maar standaardisatie in formats en KPI’s is gebruikelijk.