tiedonhallintakäytännöissä

Tiedonhallintakäytännöt ovat organisaation säännöt, prosessit ja menettelyt, joita noudatetaan tiedon keräämisessä, tallentamisessa, käyttämisessä, jakamisessa ja poistossa sekä tiedon laadun, yksityisyyden, tietoturvan ja säädösten noudattamisen varmistamisessa.

Keskeisiä osa‑alueita ovat tiedon luokittelu ja luokitukseen liittyvät käytännöt, tiedon omistajuus ja vastuut, sekä tiedon elinkaaren hallinta, mukaan lukien käytön, jakamisen ja ulkoisen siirtämisen periaatteet. Lisäksi huomioidaan tietoturva ja yksityisyys sekä metadatan hallinta ja tiedon lähteiden hallinta. Näiden avulla varmistetaan, että tieto on oikeanlaista, ajantasaista ja tarkoituksenmukaista.

Organisaatiossa on määriteltävä hallintorakenne: data omistaja, data steward ja usein tietosuojavastaava sekä mahdolliset hallintaneuvostot. Pääsynhallinta, vahva autentikointi, salaus ja pseudonymisointi ovat yleisiä turvatoimia. Prosessien osalta laaditaan politiikat, säännöt ja ohjeet sekä toteutetaan säännölliset auditoinnit, riskienarviointi ja henkilöstön koulutus. Tiedonhallintakäytännöt tukevat sekä sisäistä hallintaa että ulkoisten vaatimusten täyttämistä.

Tiedonhallintakäytännöt liittyvät lainsäädäntöön ja standardeihin. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen tietoturva- ja tietosuoja lainsäädäntö ohjaavat käytäntöjä. Kansainvälisesti käytössä ovat myös ISO-normit, kuten ISO/IEC 38505 tietohallinnon hallinnasta ja ISO/IEC 8000 tiedon laadun hallinnasta, sekä niihin liittyvät ohjeistukset ja viitekehykset.

Hyötyjä ovat parempi tiedon luotettavuus, säädösten noudattamisen varmistaminen, yksityisyyden suoja, tehostunut päätöksenteko sekä parempi riskienhallinta ja yhteistyö sidosryhmien kanssa.