tiedonhallinnossa

Tiedonhallinnossa on käsite, jota käytetään suomalaisessa tiedonhallinnassa kuvaamaan organisaation tiedon varojen hallintaa niiden koko elinkaaren ajan. Sen tavoitteena on varmistaa tiedon saatavuus, käytettävyys, eheys ja turvallisuus sekä tukea operatiivista toimintaa ja lainmukaista noudattamista. Tiedonhallinta kattaa sekä digitaalisen että fyysisen tiedon hallinnan.

Keskeisiä osa-alueita ovat hallinto ja politiikat, metadata ja taxonomia, asiakirjahallinta ja tiedon laadun varmistaminen sekä tietoturva. Tehokas tiedonhallinta asettaa tavoitteet ja roolit, kuten tiedonhallintopäällikkö, tietojen omistaja (data steward) ja asiakirjahallinnan asiantuntija, sekä määrittelee vastuut tiedon luomisesta, ylläpidosta, käytöstä ja hävittämisestä. Tiedon elinkaaren hallinta kattaa luomisen, tallennuksen, jakamisen, säilyttämisen ja lopullisen arkistoinnin tai poistamisen.

Prosessit ja käytännöt sisältävät tiedon luokittelun ja indeksin hallinnan sekä säilytys- ja hävittämiselle annetut aikataulut. Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys varmistavat tiedon saatavuuden historiallisille tai oikeudellisille tarpeille pitkällä aikavälillä. Turvallisuus- ja yksityisyyskysymykset integroidaan hallintaan siten, että pääsyoikeudet, salaus ja henkilötietojen suojelu toteutuvat sekä tietosuoja- ja tietoturvalainsäädäntöä noudatetaan.

Yleisiä viitekehyksiä tiedonhallinnossa ovat ISO 15489 Records Management sekä ISO 27001 Information Security Management, sekä kansalliset ohjeet ja julkishallinnon politiikat, jotka ohjaavat julkisten asiakirjojen käsittelyä ja henkilötietojen suojaa. Tiedonhallinnan toteuttaminen vaatii kulttuurimuutosta, prosessisuunnittelua ja sopivia työkaluja metadataa, hakuominaisuuksia ja auditointia varten. Haasteita voivat olla epäyhtenäinen metatietokäytäntö, hajautetut järjestelmät sekä tasapaino tietojen avoimuuden, yksityisyyden ja turvallisuuden välillä.