asiakirjahallinnan

Asiakirjahallinta on organisaation asiakirjojen ja tietojen hallinnan järjestelmällinen ja pitkäjänteinen prosessi. Se kattaa sekä fyysiset että sähköiset dokumentit niiden koko elinkaaren aikaisessa hallinnassa: laatimisesta luovutukseen, luokittelusta hakuun, tallennukseen, arkistointiin ja hävittämiseen.

Tavoitteena on turvata asiakirjojen luotettavuus, eheys ja saavutettavuus sekä tukea päätöksentekoa. Lisäksi se edesauttaa oikeudellista noudattamista, tietoturvaa ja tiedon säilyttämistä organisaation aineettoman arvon kannalta sekä mahdollistaa tarvittavat auditoinnit ja raportoinnin.

Elinkaaren keskeiset vaiheet ovat: luominen, sisällön ja metadatan tallentaminen; luokittelu ja avainsanoitus; aktiivinen hallinta ja versiointi; säilytys- ja hävitysaikataulut; arkistointi ja lopulta hävittäminen sovittujen ohjeiden mukaan.

Käytännössä käytetään asiakirjahallintajärjestelmiä (DMS/EDMS), jotka tarjoavat metatiedon hallintaa, täyden tekstin haun, versionhallinnan, käyttöoikeudet, auditointipolut, työnkulut sekä integraatiot muihin järjestelmiin kuten sähköpostiin ja muiden toiminnanohjausjärjestelmien kanssa.

Hallintaa säätelevät sekä organisaation politiikat että lait, kuten Arkistolaki sekä julkisuuslaki, jotka ohjaavat arkistoinnin sekä julkisten asiakirjojen säilytys- ja avaamisvaatimuksia. Kansainvälisesti voidaan noudattaa standardeja, kuten ISO-säädöksiä informaation hallinnasta, riippuen organisaation tarpeista.

Hyödyt ovat parempi tietohallinnon läpinäkyvyys, nopea pääsy tietoihin, parempi riskienhallinta sekä varmistettu oikea-aikainen arkistointi. Haasteita voivat olla tiedon laadun ylläpito, yksilön tietosuoja, järjestelmien yhteentoimivuus sekä muutoksenhallinta.