säilitusreeglite

Säilitusreeglid (säilitusreeglite kogu) on organisatsiooni või asutuse kehtestatud juhised, mis kirjeldavad, kui kaua erinevaid dokumente ja andmeid hoitakse, millised on nende hoidmise tingimused, kuidas need arhiveeritakse või kustutatakse ning millised on juurdepääsu- ja turvanõuded. Need moodustavad dokumendihalduse ja andmete elutsükli keskse raamistiku.

Tüüpilises sisus on ulatuse kirjeldus, andmete kategooriad (nt finantsdokumentid, lepingud, personaliandmed, projektdokumentatsioon), säilitustähtaegade määratlus iga kategooria jaoks, kustutamis- või arhiveerimisreeglid, metaandmed ja märgistused ning nõuded juurdepääsule, turvale, privaatsusele ja andmekaitsele.

Elutsükkel hõlmab dokumentide loomist või vastuvõtmist, aktiivset kasutamist, otsust selle säilitustähtaega lõppemisel (arhiveerimine või kustutamine) ning lõpuks arhiveerimist või kustutamist.

Rakendamine eeldab tihedat koostööd ärivaldkondade, infotehnoloogia ja õigusosakonna vahel. Tööriistad võivad hõlmata kategorizatsioonisüsteeme, automaatset säilitusplaani rakendamist ja jälgimissüsteeme, mis tagavad vastavuse ning lihtsustavad arhiveerimist ja kustutamist.

Seaduslik taust hõlmab Euroopa Liidu andmekaitse üldmäärust (GDPR) ning Eesti arhiivi- ja andmekaitseseaduste nõudeid. Säilitusreeglid aitavad tagada õiguspärase, turvalise ja tõhusa teabehalduse.

Väljakutsed ja eelised hõlmavad digitaalse teabe mitmekesisust, pidevaid õigusaktide muutusi ja tehnoloogilise infrastruktuuri keerukust. Eelised hõlmavad suuremat vastavust õigusnõuetele, paremat teabehalduse korraldust, riskide vähendamist ning kulude ja ruumi optimeerimist.