dokumendihalduse
Dokumendihalduse on organisatsiooni dokumentide ning nende metaandmete süsteemne haldamine kogu nende elutsükli vältel: loomine, muutmine, kinnitamine, jagamine, arhiveerimine ja hävitamine.
Dokumendihalduse süsteemid (DMS) pakuvad keskset hoidlat, automaatset indekseerimist, täpsemat otsingut ja töövoogude haldust, mis suunab dokumentide
Olulised komponendid hõlmavad metadata, versioonihaldust, juurdepääsukontrolle, auditilogisid ning säilitustähtaegade määratlust.
Dokumendihalduse elutsükkel hõlmab loomist, redigeerimist, kinnitamist, väljastamist, arhiveerimist ja hävitamist vastavalt regulatiivsetele nõuetele ja organisatsiooni poliitikale.
Vastavus ning turvalisus hõlmab andmekaitset ja privaatsust, GDPR-i nõudeid, identiteedi- ja juurdepääsukontrolle ning logide säilitamist.
Eelised hõlmavad kiiremat ligipääsu, paremat otsinguvõimet, tõhusamat koostööd, järjepidevat dokumentide jälgimist ning vähendatud õiguslikke riske.
Väljakutsed võivad olla andmete kvaliteet, integreerimine vanade süsteemidega, koolitusvajadus ning üleminek uude süsteemi.
Standardeid käsitlevad dokumendihalduse valdkonnas ISO 15489 Records Management ning ISO 9001 ja ISO 27001.
Tulevikusuunad hõlmavad pilvepõhiseid DMS-e ja tehisintellekti abil automaatset metadata genereerimist ning töövoogude optimeerimist.