säilitamispoliitikate

Säilyttämispolitiikat ovat organisaation määrittämiä sääntöjä ja menettelytapoja, joiden tarkoituksena on ohjata tietojen ja asiakirjojen säilyttämistä sekä poistamista. Ne kattavat sekä digitaalisen että fyysisen aineiston, ja ne voivat koskea esimerkiksi sähköposteja, henkilöstö-, talous- ja oikeudellisia asiakirjoja sekä asiakastietoja.

Keskeisiä elementtejä ovat luokitus ja luokittelun perusteet, säilytysajat kullekin tiedostotyypille tai liiketoimintaprosessille, sekä perusteet poikkeuksille, kuten oikeudelliset pidätykset tai viranomaisselvitykset. Lisäksi politiikka määrittelee tiedon elinkaaren hallinnan: laatiminen, säilytys, arkistointi ja hävittäminen tai anonymisointi loppukäyttäjille käytön mukaan.

Toteutuksessa tärkeitä ovat vastuut: omistaja, jolla on valvonta tiedon säilyttämisestä, sekä koulutus ja säännöllinen tarkistus. Usein politiikka yhdistetään teknisiin toimenpiteisiin ja automaatioon, kuten automatisoituihin säilytysajoihin ja hävitykseen.

Säädösten ja yksityisyyden näkökulmasta säilyttämispolitiikat tukevat lakien noudattamista (esimerkiksi GDPR, kansallinen kirjanpitolainsäädäntö ja alakohtainen sääntely) sekä datan minimointia ja oikean käsittelyn periaatteita. Ne voivat sisältää erityisvaatimuksia henkilötiedoille sekä oikeudellisia pidätyksiä.

Haasteina ovat muun muassa liiallinen tai liian lyhyt säilytys, monimutkaiset tiedonhallintajärjestelmät, oikeudelliset pidätykset sekä kustannukset. Toisaalta selkeät säilyttämispolitiikat parantavat tietoturvaa, helpottavat oikeudellista puolustusta, lisäävät tiedon käytön tehokkuutta ja helpottavat audits.

Käytännössä organisaatiot voivat hyödyntää säilyttämispolitiikkoja tietohallinnossa ja asiakirjahallinnossa sekä IT-ympäristöissä, kuten sähköpostin, tiedostojärjestelmien ja pilvipalveluiden hallinnassa.