Säilyttämispolitiikat

Säilyttämispolitiikat ovat organisaation määrittelemiä sääntöjä ja käytäntöjä siitä, miten tieto ja fyysiset esineet säilytetään, säilyvyydestä vastataan, miten kauan niitä säilytetään ja milloin ne hävitetään tai siirretään arkistoon. Tavoitteena on varmistaa vastuu, oikeudellinen noudattaminen sekä tietojen ja aineistojen pitkäaikainen käytettävyys ja eheys.

Keskeiset osat ovat säilytysaikataulut, luokitus- ja metatietomallit sekä käyttö- ja säilyttämisrajoitukset. Säilytysaikataulut määrittelevät, kuinka kauan kutakin asiakirjaa, tietoa tai aineistoa säilytetään ennen poistamista tai siirtämistä arkistoon. Turvallisuus- ja yksityisyydensuojakysymykset sekä lainsäädäntövaatimukset vaikuttavat sekä säilytysajoihin että pääsyrajoihin. Politiikat koskettavat sekä digitaalista että fyysistä aineistoa, mukaan lukien sähköpostit, tietokannat, asiakirjat ja kulttuuriperintöaineistot.

Toteutus perustuu hallintorakenteeseen, jossa vastuut määritellään tietojen omistajille, joka vastaa säilyttämisestä, sekä arkiston- tai tietohallinnon toimijoille. Käytännön toimenpiteitä ovat elinkaaren hallinta, metadata, varmuuskopiot, jäännösten suojaus sekä säännönmukaiset tarkistukset ja auditoinnit.

Digitaaliseen säilyttämiseen liittyy erityiskysymyksiä kuten formaattien obsolenssi, formaattimuunnokset, bitin eheyden varmistaminen (checksumit) sekä OAIS-viitekehys ja muiden standardien hyödyntäminen pitkäaikaissäilyttämisessä.

Säilyttämispolitiikat kehittyvät toimintaympäristön, lainsäädännön ja teknologian muutosten myötä, ja niiden tarkoituksena on tasapainottaa tiedon käytettävyys, oikeudet ja arvokkaiden aineistojen pitkäaikainen säilyminen.