rekvisisjonene

Rekvisisjonene er en betegnelse som brukes i norsk innkjøp og lagerstyring om interne dokumenter eller registreringer som beskriver behovet for innkjøp av varer eller tjenester. En rekvisisjon fungerer som autorisasjon og planleggingsverktøy, og inneholder vanligvis hva som trenges, antall, leveringsdato, budsjettkonto eller kostnadssted, samt eventuell leverandør hvis den er kjent.

Formålet med rekvisisjonene er å sikre kontroll og oversikt over kjøp, sikre at behovet stemmer overens med budsjett og innføre sporbarhet i anskaffelsesprosessen. De bidrar også til standardisering av prosesser og til å knytte økonomiske forpliktelser til riktig prosjekt eller avdeling.

Prosessen innebærer at den som har behovet, utarbeider en rekvisisjon med detaljer om varen eller tjenesten, vare-/delnummer, mengde og leveringsvilkår, og tildeler riktig kostnadssted. Rekvisisjonen må deretter få nødvendig godkjenning fra ansvarlig leder eller innkjøpsautoritet før kjøpet igangsettes. Når rekvisisjonen er godkjent, omdanner innkjøpsavdelingen den til en innkjøpsordre til leverandøren. Ved mottak av varer eller ferdigstillelse av tjenesten sjekkes leveransen opp mot rekvisisjonen og fakturaen for korrekt avstemming.

Former og systemer: Rekvisisjoner kan være papirbaserte eller elektroniske og inngå i ERP- eller innkjøpssystemer. I noen organisasjoner fungerer rekvisisjonen også som intern utleveringsdokument for lager.

Relasjon til innkjøpsordren: Rekvisisjonen foregriper kjøpet og dokumenterer behovet, mens innkjøpsordren er den juridiske forpliktelsen overfor leverandøren.