innkjøpsordren

En innkjøpsordre (innkjøpsordren) er et formelt dokument som en kjøper utsteder til en leverandør for å bestille varer eller tjenester. Den bekrefter en forpliktelse til betaling og fastsetter vilkår som pris, mengde, leveringsadresse og leveringstid. Innkjøpsordren er et viktig element i innkjøpsprosessen og brukes til budsjettering, regnskapsføring og kontroll av kjøp.

En innkjøpsordre inneholder vanligvis oplysninger som ordrenummer, leverandørinformasjon, vare- eller tjenestebeskrivelse og kode, antall, enhet, pris per enhet, valuta, leveringsdato og leveringsadresse, samt betalingsbetingelser, leverings- og fraktvilkår, og referanser til rammeavtaler eller kontrakter. Det finnes ulike typer, blant annet standardinnkjøpsordre, som gjelder for enkelthendelser, og rammeavtaler eller blanket orders, som gir rett til regelmessige leveranser innenfor avtalte rammer.

Prosessen starter ofte med en innkjøpsrekvisisjon eller behovsmelding, etterfulgt av godkjenning og utstedelse av innkjøpsordren til leverandøren. Leverandøren bekrefter ordren, varer leveres, og faktura utstedes og matches mot ordren. Hovedformålet er å sikre at kjøp skjer i samsvar med avtalt pris, levering og betalingsvilkår, og at leveransen kan avstemmes mot ordren i regnskapet.

Innen moderne innkjøp håndteres ordren ofte i et ERP- eller innkjøpssystem og kobles til lager, budsjetter og faktura. Noen ordren kan få status som åpen, bekreftet, levert eller kansellert. Kvalitets- og revisjonskontroll er vanlig for å sikre samsvar og dokumentasjon.