rekryteringssystem

Ett rekryteringssystem, eller rekryteringsplattform, är en programvara som stödjer rekryteringsprocessen från behovsanalys och annonsering till urval och anställning. Systemet samlar och organiserar kandidater, hanterar kommunikation och dokumentation samt ger insikter som underlättar beslutsfattande. Begreppet används ofta synonymt med applicant tracking system (ATS) i engelskspråkiga sammanhang.

Vanliga funktioner omfattar kandidatdatabas och CV‑parsing, sök- och filtreringsverktyg, hantering av arbetsflöden och uppgifter, automatiserade meddelanden och påminnelser till kandidater och rekryterare, schemaläggning av intervjuer, bedömningsverktyg, samarbete mellan rekryteringsteamet samt rapportering och analys av processmått som time-to-hire och kvalitetsmått.

Tekniskt kan rekryteringssystem vara molnbaserade eller lokala (on-premises) och oftast erbjuds integration med övriga HR-system som HRIS, löne- och personaladministration, bakgrundskontroller och bedömningsverktyg. Datahantering följer vanligtvis regler om integritet och uppfyller standarder för säkerhet och GDPR. Systemet stödjer ofta flera språk och användarkonton med behörighetsstyrning.

Fördelar inkluderar centralisering av kandidatdata, effektivisering av kommunikation, bättre spårbarhet och potential att korta tiden till anställning samt förbättra kandidatupplevelsen. Risker innefattar kostnader, beroende av leverantör, behov av kontinuerlig användarutbildning samt krav på rättslig efterlevnad och dataskydd.

Många organisationer använder rekryteringssystem i både offentliga och privata sektorer för att strukturera rekrytering av olika roller. Systemen anpassas till små och medelstora företag eller större organisationer och kan erbjudas som standardlösningar eller skräddarsydda implementeringar.