procesinventarisatie

Procesinventarisatie is een systematische activiteit binnen bedrijfsprocesmanagement die gericht is op het verzamelen en vastleggen van alle processen die de operationele werking van een organisatie vormen. Het doel is inzicht te krijgen in het huidige proceslandschap, de onderlinge relaties tussen processen en de eigenaars, en de beschikbare data om verdere optimalisatie en governance mogelijk te maken.

De scope van een procesinventarisatie omvat doorgaans core business processen, ondersteunende processen en management- of sturingsprocessen. Het vereist het afbakenen van grenzen, het toewijzen van procesverantwoordelijken en het vastleggen van belangrijkste inputs en outputs, benodigde resources, data en controles. Typische activiteiten zijn het verzamelen van informatie via interviews, workshops en documentanalyse, het in kaart brengen van processen met diagrammen of modellen (bijv. BPMN), en het opstellen van een procesregister of -inventaris.

Deliverables bestaan uit een procesinventaris of catalogus, procesmodellen of flowcharts, beschreven processtappen, eigenaars en verantwoordingspaden, prestatie-indicatoren, afhankelijkheden en op risico's gebaseerde controles. Soms worden ook een data dictionary en aanbevelingen voor verbeteringen opgenomen. Methoden en hulpmiddelen omvatten process mapping, interviews, workshops, documentanalyse, procesmodellering en, waar relevant, proces mining voor het analyseren van event logs.

Procesinventarisatie dient als basis voor procesverbetering, standaardisatie, governance en compliance, evenals voor betere afstemming tussen business en IT en voor het identificeren van automatiseringskansen. Veelgemaakte uitdagingen zijn een onduidelijke scope, incomplete of verouderde data, veranderingsweerstand en het onderhoud van het overzicht.