merkitsemistapaan

Merkitsemistapa tarkoittaa toimintatapaa tai järjestelmää, jolla kohteisiin tehdään merkintöjä tai ne nimetään. Merkitsemistapaa määrittää, mitä merkintöjä käytetään, miten ne tehdään, mihin ne sijoitetaan ja miten merkinnät dokumentoidaan. Tavoitteena on selkeys, yhdenmukaisuus ja jäljitettävyys.

Merkitsemistapa sisältää tyypillisesti seuraavia osia: soveltamisala (mitä merkitään), käytetyt merkit (värit, symbolit, kirjaimet ja luvut), sijoitus- ja ajoitusohjeet sekä dokumentointikäytännöt (esim. standardoi SOP eli toimintatapa). Se voi olla osa laajempaa luokitus- tai merkintästrategiaa, jonka tarkoituksena on varmistaa, että merkinnät ovat ymmärrettäviä sekä käytettävissä eri sidosryhmien toimesta.

Esimerkkejä merkitsemistavoista: logistiikassa tuotteet merkitään viivakoodeilla ja osoitteilla tai reitillä; metsätaloudessa tai rakennustyömailla merkitään tilat, status tai kiinnitykset; tietohallinnossa ja tutkimuksessa merkinnät ohjaavat datan luokittelua ja tallennusta; arkeologiassa ja museoissa esineille annetaan inventaarionumerot ja tunnisteet. Merkitsemistapaa ei ole yhtä oikeaa tapaa, vaan se muotoutuu kontekstin tarpeiden mukaan.

Kehittäminen alkaa sidosryhmien kuulemisella, vaatimusten ja säädösten kartoituksella sekä valittujen merkkien ja koodausjärjestelmän määrittämisellä. Tämän jälkeen laaditaan ohjeisto (väri- ja symbolisanasto, sijoituslauseet, säilytys ja jäljitettävyys), koulutetaan henkilöstö, otetaan käytäntö käyttöön ja tehdään säännöllinen tarkistus sekä päivitykset.

Merkitsemistavan noudattaminen parantaa yhdenmukaisuutta, jäljitettävyyttä ja laadunvarmistusta sekä helpottaa säädösten noudattamista. Katso lisäksi: merkintä, luokitus, standardointi.