leverantörsspec

Leverantörsspec, ofta förkortat leverantörsspecifikation, är ett dokument som används i upphandling för att definiera de krav som en leverantör måste uppfylla när det gäller en produkt eller tjänst. Syftet är att tydliggöra förväntningar mellan köpare och leverantör, underlätta utvärdering av anbud och ligga till grund för avtal. Innehållet varierar men brukar innehålla en tydlig beskrivning av produkten eller tjänsten, tekniska krav, funktions- och prestandakriterier, kvalitets- och säkerhetsstandarder, material och toleranser, gränssnitt och interoperabilitet, tester, verifiering och accepteringskriterier, dokumentation, spårbarhet och rapporteringskrav, emballage och märkningskrav, leveransvillkor och ledtider (incoterms), regler och miljökrav samt eventuella särskilda villkor som sekretess eller datasäkerhet. I upphandlingsprocessen används leverantörsspec ofta som underlag i RFQ/RFP och som del av kontraktet; den utvecklas normalt av köpare i samarbete med relevanta intressenter och kan uppdateras genom versioner när krav ändras.

Bästa praxis är att skriva krav som är mätbara och tydliga, använda erkända standarder där det är möjligt, inkludera tydliga testmetoder och acceptanskriterier, och införa ändringshantering och spårbarhet. Det är också viktigt att inkludera krav på hållbarhet, leveranssäkerhet och eventuell rättslig efterlevnad för att minska risker som tolkningsproblem eller bristande överensstämmelse.