kvalitetsdokumentasjon

Kvalitetsdokumentasjon er den samlede dokumentasjonen som beskriver og understøtter et kvalitetsstyringssystem (QMS) eller en organisasjons kvalitetsprosesser. Den inkluderer kvalitetspolicy, kvalitetsmanual, prosedyrer, arbeidsinstrukser, sjekklister og registreringer som dokumenterer hvordan krav til kvalitet, sikkerhet og samsvar skal oppnås og måles.

Hensikten med kvalitetsdokumentasjonen er å sikre konsistens og repeterbarhet, gi bevis for samsvar i interne og eksterne revisjoner, og legge til rette for kontinuerlig forbedring. Dokumentasjonen fungerer som en kilde til kunnskap for ansatte og som grunnlag for opplæring og beslutninger.

Typisk innhold og struktur varierer mellom bransjer, men vanlig er en kvalitetsmanual, dokumenterte prosedyrer, arbeidsinstrukser, former og registre. Dokumentsystemet bør ha klar versjonering, godkjenningsflyt, tilgangskontroll, samt rutiner for oppdatering, avvikling og arkivering.

I normen for kvalitetsstyring, som ISO 9001, kreves ikke nødvendigvis en statisk dokumentasjonspakke, men dokumentert informasjon som er nødvendig for å sikre effektiv drift. Mange organisasjoner bruker elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) for lagring, søkbarhet og sporbarhet.

Bruksområder inkluderer produksjon, helsevesen, IT og tjenesteyting. God praksis innebærer maler, klar terminologi, regelmessig revisjon og opplæring. Fordelene inkluderer bedre sporbarhet, oppfølging av forbedringsaktiviteter og forbedret tillit hos kunder og myndigheter; utfordringer kan være forældelse, overflødig dokumentasjon og kostnader ved vedlikehold.