kokonaissäilytykseen

Kokonaissäilytys on arkisto- ja kirjastotieteessä käytetty käsite, jolla viitataan kokoelman tai muun kokonaisuuden säilyttämiseen ehjänä, aitoutena ja käyttökelpoisena sekä sen kontekstin että metadatan mukana. Tavoitteena on turvata sekä alkuperäinen sisältö että säilytystieto, kuten provenance, ja suhteet muihin kohteisiin, jotta kokoelma säilyy tulkittavana ja saavutettavana pitkällä aikavälillä. Kokonaissäilytys voidaan toteuttaa sekä fyysisesti että digitaalisesti, ja molempiin liittyy huolellinen suunnittelu sekä asianmukainen varastointi.

Fyysisessä kokonaissäilytyksessä kiinnitetään huomio ympäristöolosuhteisiin (kosteus, lämpötila, valon määrä ja ilman laadun hallinta), aineksen käsittelysääntöihin sekä suojaustoimiin kuten paloturvallisuuteen ja vesivahinkojen ehkäisyyn. Digitaaliseen kokonaissäilytykseen liittyy tiedon säilyminen luotettavasti, tiedostojen eheyden ylläpito sekä pitkäaikainen käytettävyys. Tämä vaatii metatietojen hallintaa, tiedostomuotojen valintaa, varmuuskopiointia sekä siirtämistä ajantasaisiin tallennusympäristöihin.

Keskeisiä viitekehyksiä ja standardeja ovat OAIS-malli sekä PREMIS-preservation-metadata-standardi, jotka auttavat kuvaamaan, miten tiedot ovat säilytettävissä ja mitkä tiedot on säilytettävä. Tiedostojen pakkaus, migraatio tai emulointi voivat olla osa strategiaa, jolla tekninen luettavuus säilytetään.

Kokonaissäilytys on tärkeä osa kulttuuri- ja tutkimusperinnön hallintaa. Se tukee tutkimusta, luotettavuutta vertaisarvioinnissa sekä julkisen ja museaalisen tiedon saatavuutta. Toteutus vaatii organisaation sisäistä vastuuta, riittävää rahoitusta sekä yhteistyötä arkistojen, kirjastojen ja museoiden välillä.