hankintatilaus

Hankintatilaus on organisaation toimittajalle osoitettava virallinen tilaus, jolla sitoudutaan ostamaan määritellyt tavarat tai palvelut. Tilauksen tarkoituksena on siirtää sopimuksen tai sisäisten ehdotusten mukainen tarve ostovaltuudet tuottavalle toimittajalle sekä mahdollistaa toimitusten ja laskutuksen sujuva hallinta.

Hankintatilauksen keskeiset tiedot ovat tilausnumero, toimittaja, tilausta pyytänyt yksikkö/osasto sekä toimitusosoite ja -päivä. Tilauksessa esitetään myös rivikohtaiset tiedot: tuotteen tai palvelun koodi, kuvaus, määrä, yksikkö sekä yksikköhinta ja rivikohtainen kokonaissumma. Lisäksi tilauksessa mainitaan maksuehdot, toimitusehdot (esim. Incoterms), valuutta sekä mahdolliset viitteet sopimukseen tai puitesopimukseen. Tilaukset voivat sisältää viitteitä projektiin, kustannuspaikkaan tai budjettiin sekä muutoksenhallinnan tietoja, jos tilaus on osa suurempaa hankintakokonaisuutta.

Prosessi etenee yleensä siten, että organisaation sisäinen tarve käännetään ostotilaukseksi tai hankintapyynnöstä tilausluonnos siirretään hyväksyttäväksi. Hyväksytyn tilauksen tiedot lähetetään toimittajalle, ja tilaus on sitova silloin, kun toimittaja vahvistaa sen tai aloittaa toimituksen. Tilausta seurataan toimituksen etenemisen, vastaanoton ja laskutuksen kautta. Hankintatilaus voi olla standardi tilaus tai liittyä puitesopimukseen/ sopimukseen, jolloin tilaus noudattaa jo sovittuja ehtoja.

Hankintatilaus on keskeinen osa hankintaprosessin dokumentaatiota, tarjoaa oikeudellisen ja taloudellisen auditoinnin jalanjäljen sekä helpottaa varaston, toimitusten ja maksujen hallintaa.