fyravägsmatchning

Fyrvägsmatchning är en kontrollprocess inom inköp och redovisning där fyra relaterade dokument jämförs för att säkerställa överensstämmelse innan betalning behandlas. Den används för att stärka ekonomisk kontroll och minska felaktiga eller bedrägliga betalningar.

De vanligaste dokumenten som jämförs är inköpsorder (PO), mottagnings- eller leveransrapport, leverantörsfaktura samt ett avtal eller prisvillkor kopplat till köpet. Genom att korsjämföra dessa dokument kontrolleras att varor eller tjänster levererats enligt överenskommelse, att kvantitet och pris stämmer, och att betalningen följer kontraktet.

Processen innebär vanligtvis att mottagningen av varor eller tjänster registreras, därefter jämförs uppgifterna mot PO och mottagningsrapporten, samt mot fakturan och de villkor som finns i kontraktet eller prislistan. Om uppgifterna överensstämmer godkänns fakturan för betalning; avvikelser flaggas och kräver utredning innan någon betalning utförs.

Automatiseringen i moderna ERP- eller ekonomisystem gör det möjligt att definiera regler, routningar och avvikelsehantering så att matchningen sker automatiskt i hög grad. Fördelarna inkluderar minskad risk för fel och bedrägeri, bättre kontroll över betalningar och snabbare fakturaprocess. Begränsningar uppstår när dokument saknas, processer för tjänsteinköp är oklara eller pris- och villkorsändringar kräver manuell uppföljning.

Se även trevägsmatchning, som är en närstående kontroller inom samma område.