dataretentie

Dataretentie is het beleid en de praktijk voor het bewaren van persoonsgegevens en aanverwante informatie gedurende een vooraf vastgestelde periode. Doelstellingen zijn vaak dienstverlening, wettelijke naleving, beveiliging en analyse. De duur van opslag hangt af van het doel van de verwerking, de aard van de data en eventuele sectorale of wettelijke vereisten. Na afloop van de bewaartermijn kan data worden verwijderd, geanonimiseerd of in archief gezet voor langetermijnbeheer.

Volgens de Europese regelgeving geldt de opslagbeperking als een kernprincipe van de AVG. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel van de verwerking, en verwerking moet rechtmatig en transparant zijn. Rechten van betrokkenen, zoals inzage, correctie en verwijdering, moeten kunnen worden uitgeoefend. Een wettelijke basis voor verwerking is vereist, bijvoorbeeld toestemming, contractuele noodzaak, wettelijke verplichtingen, vitale belangen of gerechtvaardigd belang.

Implementatie vereist een bewaartermijnschema dat data type en verwerkingsdoel koppelt aan een bewaartermijn. Operationele data, logs en archiefgegevens krijgen verschillende behandelregels. Automatische verwijdering of anonimisering na afloop van de termijn is aanbevolen. Houd rekening met back-ups en herstel: ook daarin kunnen bewaartermijnen gelden. Beveilig archieven met strikte toegangscontroles, encryptie en duidelijke verantwoordelijkheden.

Uitdagingen omvatten complexiteit, jurisdictieverschillen en naleving van sectorregels. Succesvolle praktijken zijn documentatie van doeleinden en verantwoording, regelmatige evaluaties en audits, en duidelijke afspraken met verwerkers en leveranciers. Houd rekening met sectorale vereisten in gezondheidszorg, financiën en telecommunicatie, en met grensoverschrijdende dataoverdracht. Ten slotte moeten organisaties de rechten van betrokkenen respecteren en adequaat reageren op datalekken en verzoeken tot verwijdering of inzage.