arkkistoinnissa

Arkistoinnissa viitataan prosessiin, jossa organisaation asiakirja- ja digitaalinen aineisto järjestetään, luokitellaan, tallennetaan ja hallitaan siten, että ne ovat löydettävissä, suojattuja ja käytettävissä sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Tavoitteena on varmistaa oikea-aikainen pääsy tiedonhallinnan, lainmukaisuuden ja eettisen säilytyksen näkökulmasta.

Keskeisiä periaatteita ovat luokitus, metatiedot, säilytysaika sekä käyttöoikeudet. Luokitus jakaa aineiston loogisiin ryhmiin ja helpottaa löytämistä. Metatiedot kuvaavat sisällön, kontekstin ja hallinnolliset tiedot. Jokaiselle asiakirjalle määritellään säilytysaika sekä säilytystapa (paperi, digitaalinen tallennus). Tietoturva ja yksityisyyden suoja ovat olennaisia.

Arkistointiprosessi sisältää suunnittelun, aineiston kartoituksen ja luokittelun, aineiston siirtämisen säilytysjärjestelmään, metatietojen tallentamisen sekä säännöllisen varmuuskopioinnin. Digitaalisessa ympäristössä on tärkeää tunnistaa digitaaliset tiedostot, tehdä indeksointi, ja hallita käyttöoikeudet sekä kohde-arkistot. Kun säilytysaika päättyy, aineisto voidaan poistaa hallitusti ja dokumentoida poistopäätös.

Arkistointia säätelevät sekä kansainväliset että kansalliset ohjeet. Esimerkiksi ISO 15489 Information and documentation — Records management tarjoaa periaatteet ja käsitteet, sekä suositukset luokituksesta, metatiedosta ja säilytyksen hallinnasta. Suomessa arkistointia säätelevät lain ja viranomaisen toiminnan säädökset sekä henkilötietojen suojan vaatimukset (GDPR) sekä omat arkistopolitiikat.

Arkistoinnilla on keskeinen rooli tiedonhallinnan läpinäkyvyydessä, muistin ja oikeudellisen varmuuden tukemisessa sekä tutkimuksen ja julkishallinnon toiminnan varmistamisessa. Haasteita ovat digitaalisen aineiston määrän kasvu, oikea-aikainen luokitus ja metatietojen suunnittelu sekä teknisen ja lainopillisen ympäristön pysyvä päivittäminen.