arkistointioikeudet

Arkistointioikeudet ovat oikeuksia ja velvollisuuksia, jotka määrittelevät, kuka organisaatiossa saa siirtää, tallentaa, hallita ja käsitellä asiakirjoja sekä muuta aineistoa arkistointitarkoituksiin. Ne muodostavat osan tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon käytäntöjä ja voivat koskea sekä digitaalista että fyysistä arkistointia.

Tyypillisesti arkistointioikeudet kattaa muun muassa oikeuden arkistoida asiakirjoja, määritellä ja muokata arkistointiluokitusta ja metatietoja, sekä tehdä tai ohjata arkistoinnin lopullista säilytystä ja mahdollista poistamista määräysten mukaan. Käyttöoikeudet voivat myös sisältää hakemisen ja todentamisen arvoisesti, tallenteiden eheydestä ja aitoudesta huolehtimisen sekä pääsyn hallinnan säätelyn säilytys- ja julkisuusvaatimusten mukaan.

Arkistointioikeudet ovat osa laajempaa hallinto- ja tietohallintokäytäntöä. Niitä hallitaan usein rooli- ja oikeushallintamallin (RBAC) avulla, jossa pienryhmät tai yksittäiset henkilöt saavat määritellyt oikeudet arkistoida, muokata metatietoja, hakea sekä varmistaa arkistojen jatkuva saatavuus. Prosessi on kytketty arkistointipolitiikkoihin, säilytysaikatauluihin ja mahdollisiin poistokäytäntöihin.

Käytännössä arkistointioikeudet voivat poiketa riippuen organisaatiosta ja sovellettavasta lainsäädännöstä. Suomessa ne liittyvät erityisesti arkistolainsäädäntöön sekä julkisten asiakirjojen hallintaan ja yksityisyyden suojaan liittyviin vaatimuksiin. Siksi arkistointioikeudet on määriteltävä selkeästi, ja niiden valvonta sekä selvät kirjaukset on pidettävä ajan tasalla.