arkistointitarkoituksiin

Arkistointitarkoituksiin tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä tarkoituksella säilyttää ja hallita tietoja pitkäaikaisesti arkistoida varten. Tällainen käsittely voi liittyä julkisen edun säilyttämiseen, tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n artikla 89 antaa kehyksen arkistointiin näissä yhteyksissä ja asettaa edellytyksiä asianmukaisille suojatoimille.

Lainsäädäntö ja oikeusperusta. GDPR sallii arkistointitarkoituksiin tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn julkisen edun, tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen sekä tilastollisten tarkoitusten vuoksi, kun käsittely on rajoitettu ja turvatoimet on määritelty. Kansallisessa lainsäädännössä voidaan täsmentää käytäntöjä, kuten minimointia, pseudonymisointia ja pääsynvalvontaa, sekä säilytys- ja käytännön toimintatapoja.

Turvatoimet ja yksityisyyden suojanäkökohdat. Arkistointi edellyttää asianmukaisia suojatoimia, kuten pseudonymisointia, rajoitettua pääsyä ja teknisiä sekä organisatorisia menettelyjä. Tietoja voidaan säilyttää pitkään, mutta niitä tulee käsitellä vain tarkoituksenmukaisella tavalla ja mahdollisuuksien mukaan anonymisoida tai tilastollisesti käsitellä.

Käyttökohteet. Esimerkkejä arkistointitarkoituksista ovat julkishallinnon ja kansallisten arkistojen toimintaa, tutkimuslaitosten ja tilastovirastojen toimintaa sekä museo- ja kulttuuriperintöön liittyvä arkistointi. Näissä ympäristöissä pyritään turvaamaan tiedon säilyminen sekä mahdollistamaan tutkimus ja historiallinen analyysi.

Rekisteröidyn oikeudet ja käytännöt. Arkistointitarkoituksiin suoritetussa käsittelyssä oikeudet voivat olla rajoitettuja, jos ne estäisivät arkistointia. Rekisteröidyillä on kuitenkin oikeus saada tietoa käsittelystä sekä toimia tietojensa käyttötarkoitusten ja suojatoimien osalta. Toteutuksessa korostuvat läpinäkyvyys ja tiedottaminen.

Toteutus ja käytännöt. Lakien ja asetusten mukaan organisaatioiden on selkeästi määriteltävä arkistointitarkoitukset, laadittava säilytysaikataulut sekä dokumentoitava toteutettavat suojatoimet. DPIA:n (tietosuojan vaikutusten arviointi) tekeminen voi olla tarpeen erityisesti suurissa tai riskialttiissa arkistointiprojekteissa.